Hva er en ansattes håndbok?
En ansattes håndbok er et sett med retningslinjer og forskrifter gitt av arbeidsgivere til ansatte og som inneholder informasjon om HR-policyer og prosedyrer for å hjelpe de ansatte til å forstå hva som forventes av dem.
Merk at selv om det ikke er lovpålagt å gi en slik manual, sier loven at arbeidsgivere skal gi personalet en skriftlig erklæring om betingelsene i kontrakten. Som sådan bruker mange selskaper personalhåndbøker for det formålet. Å legge til informasjon om organisasjonskultur kan også bidra til å motivere mennesker.
Ettersom denne typen dokumenter er juridisk bindende, er det viktig å sikre at det er i samsvar med arbeidsrettsloven, så sørg for at det blir vurdert av en juridisk rådgiver hver gang det oppdateres eller endres.
Hva skal den inkludere?
Å avgjøre hva man skal ta med vil avhenge sterkt av forholdet mellom arbeidsgiver og arbeidstakere og den etablerte kulturen. Hvis du er HR-sjef i en organisasjon som verdsetter bidrag fra ansatte, er det sannsynlig at du vil trenge alle fordelene og fordelene selskapet tilbyr til personalet. Hvis det derimot ikke er noen frynsegoder å snakke om og ledelse fremmer et strengt profesjonelt arbeidsmiljø, vil det ganske enkelt detaljere hva som er og hva som ikke forventes av arbeidere.
Det er viktig å merke seg at en personalhåndbok bør være mer enn bare en lang liste over dos og donts. Husk at denne håndboken generelt er et første kontaktpunkt med nye ansatte, og som sådan er det en flott mulighet til å skape en positiv rapport ved å inkludere informasjon om kultur som vil gjøre dem glade for å ha akseptert jobbtilbudet.
Hvis du følger denne tilnærmingen (som du burde), er det vanligvis tre hovedområder som håndboken vil trenge å adressere:
1. En introduksjon til organisasjonen
Denne delen skal inneholde en velkomstnotat og en beskrivelse av selskapets verdier og oppdrag. Hvis du jobber for en organisasjon som verdsetter åpne kommunikasjonskanaler og opprettholder en åpen dørpolicy, kan du vurdere å la administrerende direktør utarbeide velkomstnotatet. Det er også en god ide å inkludere en historie fra selskapet for å hjelpe folk til å føle seg en del av det større bildet. Å angi selskapets mål og verdier kan dessuten hjelpe alle med å komme seg på samme side, mens det også kan gjøre arbeidet mer meningsfylt for alle.
Eksempler for denne delen
- Velkommen
- Bedriftshistorie
- verdier
- Oppdrag
2. Generell informasjon
Generell informasjon refererer til alt selskapet tilbyr. Dette vil vanligvis være retningslinjer som ikke er lovpålagt, men som selskapet har vedtatt for å øke organisasjonskulturen. Så alle fordeler og fordeler som fleksible arbeidsplaner eller fjernarbeid fungerer i denne delen. Selvfølgelig er det viktig at du ikke bare refererer til fordeler og fordeler ved jobben, men også beskriver prosedyren som må følges i hvert tilfelle. Så hvis du for eksempel tilbyr fleksible arbeidsplaner, kan du gi informasjon om hva det innebærer (er det for alle eller bare heltidsansatte? Er det begrenset til noen dager hver måned?).
Eksempler for denne delen
- Ferie og feriepolitikk
- Fordeler og fordeler
- Evaluering av ansatte
3. Firmapolitikk
Firmapolitikk viser til regler og forskrifter som alle ansatte må følge. Dette er generelt retningslinjer som er lovpålagte, men de kan også være selskapsintroduserte retningslinjer som kleskoder, utvidet foreldrepermisjon, osv. Siden denne delen kan være sårbar for juridiske krav, bør du rådføre deg med en advokat eller selskapets compliance manager for å sikre at selskapet overholder alle lovkrav.
Eksempler for denne delen
- Ansattes oppførsel
- Betal og kampanjer
- Kontorprosedyrer
Tips
1. Prioriter selskapets juridiske sikkerhet
Personalhåndboken kan være en flott måte å bygge lojalitet og engasjement hos personalet. Ingenting skal imidlertid være så viktig som å beskytte selskapet mot juridiske krav. Enten selskapet ønsker å saksøke ansatte eller saksøke selskapet, trenger det ikke å være noen tvil om at retningslinjene som er beskrevet i medarbeiderhåndboken kan beskytte selskapet.
2. Ta med en ansvarsfraskrivelse
Mange selskaper endrer policy ofte. Noen ganger er det fordi disse retningslinjene ikke lenger er effektive, og andre ganger er det fordi ledelsen har bestemt seg for å endre en viss policy. Uansett årsaker det kan være, er det viktig å sikre at det er en ansvarsfraskrivelse i medarbeiderhåndboken som sier at retningslinjer og retningslinjer kan endres. Når du innfører en ny policy, må du sørge for at du gir den til personalet slik at alle blir gjort oppmerksom på nye retningslinjer.
3. Unngå Jargon
Det kan være fristende å bruke juridisk sjargong, men det er egentlig ikke noe behov for det. Husk at denne typen språk innfører barrierer og gir et arbeidsmiljø som er mer alvorlig og kaldt. Det er bedre å bruke en vennlig merknad, da det hjelper ansatte til å føle seg mer komfortable.
4. Rådfør deg med fagforeninger og rådgivere
Ettersom ansattes rettigheter er et følsomt spørsmål, hvis du anerkjenner en fagforening eller hvis du har ansattes representanter, må du rådføre deg med dem før du begynner å utarbeide medarbeiderhåndboken, eller før du gjør store endringer eller oppdateringer.
5. Sørg for at håndbok gjenspeiler arbeidsgivermerke
Arbeidsgiver merkevarebygging er en sentral aktør innen talentinnsamling og oppbevaring og som sådan må det reflekteres gjennom all organisasjonspolitikk og retningslinjer. Det kan være fristende å bare gi ut en manual med alt det forventes at en ansatt skal gjøre og ikke gjøre, men hvis du prøver å merke organisasjonen som et "all opinion matter" -selskap, må manualen gjenspeile den holdningen.
Eksempler på ansattehåndbok
Mange selskaper ser håndboken som en åpen kommunikasjonskanal mellom ledelse og ansatte, og utnytter den ved å implementere unike metoder. Noen av de beste eksemplene på medarbeiderhåndboken inneholder manualer som er inspirerende og interessante, samtidig som de fremmer selskapets ånd.
Ta en titt på disse eksemplene:
- Valve: Valves håndbok starter med denne frasen 'Et uredd eventyr når du skal vite hva du skal gjøre når ingen er der som forteller deg hva du skal gjøre', som gir tonen for resten av manualen. Innholdet inkluderer kapitler formatert som medarbeiderspørsmål, noe som gjør manualen interessant og enkel å navigere.
- Netflix: Da Netflix bestemte seg for å dele medarbeiderens håndbok / lysbildefremvisning med verden, gikk det viralt. Hovedsakelig fordi det gjorde selskapet til et sted der alle ønsket å jobbe - og med vekt på selskapets verdier som frihet og fleksibilitet, hvem ville ikke det?
- Nordstrøm: Det har vært en pågående debatt i mange år om Nordstroms beryktede håndbok for en side av personalet er ekte eller ikke. Uansett om det er komplett eller ikke, er det åpenbart at Nordstorms revolusjonerende tilnærming til kundetilfredshet også tilsvarer deres personale.
Maler for ansattehåndbok
Hvis du aldri har laget en medarbeiderhåndbok før, eller hvis du bare trenger litt hjelp med å utarbeide forskjellige deler av manualen, kan det være lurt å ta en titt på malene nedenfor. Husk at det ikke skal være kopiering og liming i å lage en personalhåndbok, da dette kan gjøre organisasjonen sårbar for juridiske anklager. Du kan imidlertid bruke malene nedenfor som guider.
- Modellhåndbok for småbedrifter
- Ansette mennesker: en håndbok for små firmaer
- Eksempel på ansattes håndbok
En ansattes håndbok skal alltid være artikulering av en organisasjons selskapets verdier. Å sikre at den fremmer positiv organisasjonskultur og at den beskytter selskapet mot juridiske krav, kan gå langt i å hjelpe organisasjonen med å etablere sin tilstedeværelse.
Hva vil du si er den vanskeligste delen i å produsere en ansattes håndbok? Gi meg beskjed i kommentarfeltet nedenfor!
