Søyler for effektiv kommunikasjon
En fersk Forbes-rapport sier at prosjektledere må være dyktige i både verbal og ikke-verbal kommunikasjon. Mer spesifikt skal de være i stand til å kommunisere effektivt gjennom telefonsamtaler, direktemeldinger, prosjektsamarbeidsverktøy som Slack, webchat, e-post, videokonferanser, så vel som ansikt til ansikt. Dette er viktig av flere grunner fordi over 55 prosent av meldingstolkningen er basert på kroppsspråk og ansiktsuttrykk, ifølge Dr. John Lund, en mellommenneskelig kommunikasjonsekspert og forsker. Andre aspekter som påvirker kommunikasjonen inkluderer taletone (37 prosent) og brukte ord (8 prosent). Samtidig må en prosjektleder opprettholde riktig intern og ekstern kommunikasjonsbalanse, spesielt i tilfeller hvor prosjekteieren er en klient. Prosjektledere bør også unngå kommunikasjon uten fly, med mindre det er nødvendig fordi det avler usikkerhet blant prosjektmedlemmene. Videre kan det føre til at prosjektmedlemmer skifter fokus fra kjerneoppgaver til funksjoner som kan håndteres mer effektivt av ikke-prosjektmedarbeidere.
Kommunikasjonsplan
For å unngå problemene diskutert ovenfor, bør prosjektledelse være basert på en forhåndsplanlagt kommunikasjonsstrategi. Denne strategien skal inneholde en tilbakemeldingssløyfe samt tydelig definere de riktige kommunikasjonskanalene, ansvar, roller og hierarki. Et riktig strukturert kommunikasjonsrammeverk vil forhindre flaskehalser i prosjektet forårsaket av kommunikasjonssammenheng.
For å lære mer om hvordan kommunikasjon spiller en nøkkelrolle i resultatene av prosjektledelse, sjekk ut denne infografien laget av Brandeis Universitys Online Masters in Project Management-program.
