Hensikten med å utvikle HR-policyer
Mange organisasjoner forstår ikke formålet med å utvikle sin egen praksis, da de ser dem som noe mer enn en måte å overholde loven, noe de kan gjøre uten å måtte gå den ekstra milen. Men HR-politikk er mer enn bare en måte å overholde loven og beskytte organisasjoner mot søksmål; de gir organisasjoner rammer for utforming av strategier for å håndtere arbeidsstyrken. De skisserer et selskaps forpliktelser overfor de ansatte og standardene og atferden som organisasjonen trenger å opprettholde, mens de også inkluderer papirene som kreves for å implementere hver policy.
Områder der HR-politikk er nødvendig
- Arbeidsforhold
- Kompensasjon og fordeler
- Ansatt forhold
- Ansattes plassering
- Helse og sikkerhet
- Mangfold på arbeidsplassen
- Trening og utvikling
- Personvern
- Ferie
- Sykefravær
- Barsel, foreldre og adopsjon permisjon
- Rekruttering
- Performance Management
- Disiplinær handling
- Diskriminering og trakassering
Gjør HR-policyene dine mer effektive
Siden HR-retningslinjer er retningslinjene som organisasjoner vedtar for å styre sine ansatte, er det viktig å passe på at de blir implementert riktig. Jo mer effektiv disse praksisene er, jo bedre blir resultatene. Noen av de mest suksessrike selskapene på planeten investerer i sin HR-politikk, da de ser dem som en måte å bygge opp arbeidsgivermerkevaren sin og tiltrekke seg topptalenter, som igjen kan hjelpe dem med å få et ben på konkurransen.
Google regnes for eksempel som en av de beste arbeidsgiverne der ute nøyaktig fordi retningslinjene deres er ansatt-orienterte; fra utvidet permisjon for nye foreldre, til å tilby nye foreldre en bonus for å hjelpe med utgiftene til en nyfødt, investerer Google i retningslinjer som hjelper de ansatte til å få mest mulig ut av livet.
1. Mål selskapets verdier
Organisasjoner representerer visse verdier, og det er viktig for selskapets praksis å gjenspeile dem. Dette hjelper bedrifter med å øke merkevaren ved å øke kundenes tillit og lojalitet, samtidig som det også hjelper med å få inn nytt talent.
2. Gjør dem spesifikke og tydelige
Nøkkelen til å sikre at retningslinjene du opprettet blir fulgt, er å sikre at de er tydelige og spesifikke nok til ikke å gi rom for tvil. Å ha et tydelig stavet handlingsforløp for en spesifikk situasjon kan hjelpe de ansatte til å føle at de blir behandlet rettferdig og likt.
Å gjøre HR-retningslinjene dine spesifikke og tydelige kan også gjøre dem mer konsistente, noe som er avgjørende for store organisasjoner, da det ikke bare sparer tid, men det hjelper også til å unngå spenninger.
3. Følg loven og forskriftene
Det er viktig å huske at selskapet ditt opererer innenfor en myndighetsgodkjent ramme, og som sådan overvåkes det, noe som betyr at det må overholde eksisterende lovgivning. Å ta hensyn til regelverk når de utvikler retningslinjer vil hjelpe selskaper å unngå potensielle juridiske problemer og sikre kvalitet.
Utvikle retningslinjer
Å utvikle retningslinjer er et essensielt skritt for ethvert nytt selskap, men det er også viktig å forstå at policyene må overvåkes og oppdateres. Ofte vil lovgivning endres som vil gjøre visse prosedyrer foreldet, mens andre kan vise seg ineffektive på den spesielle arbeidsplassen. Uansett, en HR-sjef må sørge for at denne praksis samsvarer med de spesifikke behovene til de ansatte.
Trinn 1: Identifiser behovet for en ny policy
Det er fire anledninger som krever at du begynner å utarbeide nye retningslinjer.
- Ny lovgivning krever at organisasjoner har spesifikk retningslinjer på plass.
- Ny policy er viktig for å sikre at organisasjonen er i samsvar med loven, selv om lovgivning ikke uttrykkelig krever det.
- Det er ingen konsistens i hvordan ledere tar sine beslutninger som påvirker arbeidsplassen negativt.
- Ikke alle er klare på hvordan ting må gjøres i organisasjonen.
Trinn 2: Forstå hva du vil oppnå med denne policyen
Husk at ved å utvikle en policy, etablerer du en standard som skal brukes i hele organisasjonen, og som sådan må du sørge for at den nye policyen ikke bare passer for de få, men heller at den er der for flertallet.
Ved å forstå nøyaktig hva en policy kan oppnå lager du innholdet og sørger for at det er kuleprøve.
- Hva er resultatet denne politikken trenger å oppnå?
- Kan den støtte og fremme ønsket arbeidskultur?
- Hvordan og av hvem vil det overvåkes og håndheves?
- Vil det begrense ledere fra å gjøre jobben sin effektivt? Hvordan kan dette unngås?
- Vil det hjelpe organisasjonen å tiltrekke seg talent?
- Vil det være enkelt å implementere? Vil de ansatte ønske det velkommen?
- Gjenspeiler det selskapets verdier? Hvordan kan det forbedre dem?
Trinn 3: Rådfør deg med toppledelse
Ettersom du sannsynligvis vil trenge godkjenning fra toppledelsen før du fortsetter med policyen, kan du vurdere å konsultere dem før policyen skrives ned. Dette vil bidra til å sikre at innsatsen din ikke går til spille, mens all tilbakemelding de har, vil hjelpe deg med å lage en bedre prosedyre.
Det er viktig å snakke med alle som vil være involvert i policyen, så sørg for at du også rådfører deg med ledere som vil være ansvarlige for å implementere retningslinjene. Husk at når de arbeider med ansatte regelmessig, vil de kunne gi god innsikt.
Trinn 4: Utkast til policyen
Siden policyen tar for seg ansatte, er det viktig å gjøre språket så enkelt som mulig. Unngå juridisk tale og sjargong, da det ikke er nødvendig, og sørg for at ordlyden er objektiv. Det anbefales også å gjøre ordlyden så fleksibel som mulig og tillate unntak ved å bruke begreper som 'generelt', 'vanligvis', 'typisk' osv.
Hva den trenger å inkludere
- Målet med politikken
- Menneskene den henvender seg til og hvem det gjelder
- Selve regelen eller standarden du trenger for å kommunisere
- Referanser som andre retningslinjer, dokumenter og lovgivninger som støtter denne politikken
- Datoen politikken trer i kraft
Trinn 5: Gå gjennom policyen
Før du begynner å implementere policyen, må du be de involverte om å gjennomgå den. Dette vil bidra til at folk forstår prosedyren og tilbakemeldingene deres kan også hjelpe deg med å forbedre ordlyden osv.
Det er alltid en god idé å sette sammen en gruppe ansatte og ledere og bruke dem som testpersoner. Dette vil være mindre tidkrevende, og det vil gi de samme resultatene som om du ber alle i selskapet.
Spørsmål å stille lederne
- Vil du kunne implementere denne policyen? Har du ferdighetene og ressursene som kreves?
- Forstår du ditt og dine underordnedes ansvar?
- Tror du at ordlyden i politikken er objektiv?
Spørsmål å stille ansatte
- Forstår du ditt ansvar og hva forventes av deg?
- Tror du at ordlyden er objektiv?
- Hvilken opplæring eller ekstra informasjon trenger du før denne policyen implementeres?
Juridisk gjennomgang
Det vil ikke alltid være nødvendig å få en advokat til å gjennomgå retningslinjene dine. Men det anbefales på det sterkeste at du konsulter en advokat for ansettelseslovgivning for komplekse retningslinjer eller som har med disiplin og klage å gjøre.
Å utvikle jevn politikk kan hjelpe organisasjoner med å bygge en mer positiv bedriftskultur og løpe mer smidig. Det er også viktig å finne forskjellige implementeringsmetoder, for eksempel ansattehåndbøker, for å sikre at de blir implementert.
Har du noen gang utviklet en HR-policy? Gi oss beskjed om det ...
