Når den moderne arbeidsplassen fortsetter å utvikle seg, gjør også den delikate kunsten å lede prosjektledelse. Borte er dagene med å flytte post-it-lapper over tavler; bedrifter er nå på jakt etter de mest effektive og kostnadseffektive verktøyene, ettersom de søker å effektivisere arbeidsflyten og få mer ut av å gjøre mindre.
Programstyringsprogramvare merker alle disse boksene. Uavhengig av virksomhet eller bransje, kan den enkelt tilpasses og finjusteres for å oppfylle kravene til enhver organisasjon. Likevel, naturlig nok, kan noen lag være nølende. Motstand mot endring er menneskelig natur, og når det er fortjenestemarginer som kjører på utfallet, er det mer sannsynlig at virksomheter stiller spørsmål ved hvorfor de bør bruke et bestemt verktøy.
De mange fordelene ved å bruke en dedikert programvare bør imidlertid redusere denne frykten. I denne artikkelen skal vi se på noen av disse fordelene og diskutere de positive effektene de kan ha på bedriften din. Så med mindre du har et overskudd av post-it-lapper som oversvømmer bod, les videre ...
1. Enklere samarbeid
Mange oppgaver overlapper avdelings- og lokasjonsgrenser, og noen ganger kan det være vanskelig for hvert teammedlem å være klar over hva som skjer utenfor deres umiddelbare krets. Heldigvis negerer et prosjektstyringsverktøy dette problemet rett utenfor flaggermusen; Wrike gir for eksempel en direkteaktivitetsstrøm som lar andre teammedlemmer vite hva du jobber med, mens det også er en direktemeldingsfunksjon for alle irriterende spørsmål.
Som et resultat tillater den raske og sanntids karakteren av en programvarebasert tjeneste teamene å samarbeide sømløst og unngå potensielle kommunikasjonsproblemer. Det kan også stoppe de irriterende "oppdatering" -møtene for å oppnå alles fremgang; en spesielt nyttig fordel når tid - og tålmodighet - er på høy kvalitet.
2. Bedre planlegging
Det kan være vanskelig å holde oversikt over milepæler i et prosjekt, spesielt ettersom hvert enkelt teammedlem trenger å vite hva som må fullføres og når. For å bekjempe dette kan samarbeidende programvare bruke tydelige og lett å følge Gantt-diagrammer over prosjektets tidslinje som deretter kontinuerlig kan oppdateres. Dette er svært nyttig når ting uunngåelig endres med et øyeblikks varsel og ressursene må flyttes.
Det lar også virtuelle ledere implementere instruksjoner på en oversiktlig og tilgjengelig måte, vise individuelle oppgaver visuelt og la alle få vite hvor de står ved å klikke på en knapp. Dette sikrer at blant det generelle kaoset i et travelt prosjekt ikke kan dårlig organisasjon brukes som unnskyldning for å savne en frist.
3. Bedre kommunikasjon med kunder
Vi har alle vært der: kl. 10.00 konferansesamtale med klienten som faktisk starter klokka 10.15 på grunn av mangel på tilgjengelige rom (etterfulgt av ytterligere 15 minutters forsinkelse ettersom klienten har fått feil oppringing). Bortsett fra å få deg til å virke mindre enn profesjonell, er det også en ineffektiv og tidkrevende prosess.
Med online skybasert programvare trenger ikke denne sagaen å skje. Klienter kan få tilgang til oppgavetavlen din og enkelt se fremdriften din; de kan deretter gi tilbakemelding og gjøre endringer i de aktuelle områdene - alt de trenger er et passord og et brukernavn. I den store tingenes ordning resulterer dette i en mye mer effektiv bruk av din og klientens tid.
4. Delegere oppgaver lettere
For ledere kan det være enormt tidkrevende å dele ut oppgaver til enkeltpersoner, spesielt på større prosjekter som inneholder andre avdelinger og lokasjoner. I stedet for å orientere hver person om gangen, kan oppgaven i stedet ganske enkelt settes inn i prosjektets tidslinje og tilordnes det aktuelle teammedlemmet, sammen med grundige instruksjoner.
Dette gjør livet enklere for hele teamet, som ganske enkelt kan sjekke programvaren for å se hva de skal gjøre og når det må gjøres av det - en effektiv og tidsbesparende gevinst for alle.
5. Budsjettstyring
Dette er nok en bonus med et fleksibelt og flerbruksprogramvaresystem, spesielt for ledere som må følge med på kostnadene ved et prosjekt og sikre at det ikke går ut av kontroll. Ved å ha faktiske kvantifiserbare bevis for hvilken ansatt som har gjort hva, og i hvor mange timer, kan de som har kontroll over budsjettet se kostnader i sanntid og identifisere hvor for mye penger blir brukt.
Dette kan igjen informere beslutninger som går fremover, slik at ledere kan finpusse der det er nødvendig eller tildele timer på en annen måte. Betydningen av å være finanspolitisk ansvarlig kan ofte overses når fokuset er fast på selve prosjektet, og dette er en av de mer subtile fordelene ved å bruke et pålitelig prosjektstyringsverktøy.
6. Dokumentdeling og tilgang
En av de ekstra fordelene ved å ha alt sentralt på ett sted er den større kontrollen brukere har over dokumenter. Bortsett fra at de ikke kan gå tapt eller feilplassert, lar systemet også brukere spore eventuelle endringer eller innsendinger, noe som resulterer i mer ansvarlighet og åpenhet om hvem som har endret hva i et bestemt dokument.
Det er også praktisk, da teammedlemmer enkelt kan finne dokumenter uten å måtte tråle gjennom delte stasjoner eller be om lenker. Dette er spesielt praktisk når en bruker venter på en oppdatert versjon av en fil, eller du befinner deg i et kundemøte i siste øyeblikk og trenger tilgang raskt.
Abonnere
Registrer deg på nyhetsbrevet vårt for mer fantastisk innhold og få 20% AVSLAG på vår karriereprøve!
Abonnere7. Standardiserte prosesser
Som allerede berørt, er en av de største fordelene med prosjektstyringsprogramvare at den får alle på samme side. Dette gjelder også prosessene dine, ettersom alle er pålagt å gi den samme informasjonen og bruke de samme malene når du oppretter og redigerer dokumenter.
Selv om dette kan høres overfladisk ut, er det viktig å standardisere alt og sørge for at hvert dokument har samme utseende og preg på det. Bortsett fra å fremstå som mer profesjonell, hjelper det også å skape konsistens og enhet over hele linja, ettersom alle jobber på samme måte.
8. Integrer nye teammedlemmer
Å bringe noen med på et prosjekt halvveis kan være en skremmende opplevelse for begge parter, ettersom et vell av informasjon og kontekst må forklares og læres på veldig kort tid. Med et brukervennlig verktøy kan eventuelle nye tillegg til teamet tydelig se fremdriften til prosjektet fra starten, samt eventuelle retningsendringer underveis. Dette betyr at de kan spille inn i teamet uanstrengt, krever minimal integrasjon og kunne produsere et effektivt bidrag med en gang.
9. Fjernarbeid
Mange toppselskaper tilbyr nå fleksibel og fjernarbeid; samarbeidsprogramvare gjør at ansatte kan gjøre dette effektivt, uten å bli løsrevet fra teamet.
Dette fordi prosjektledere kan være sikre på at oppgavene fremdeles gjøres uten å måtte sjekke fysisk, mens brukere hjemme har alle ressurser de trenger til fingerspissene; alt som kreves er en pålitelig internettforbindelse. På en arbeidsplass som blir stadig mer progressiv og åpen for endring, vil denne arbeidsmåten trolig bli mer vanlig i løpet av den nærmeste fremtiden - med denne programvaren som skal være kjernen i den.
Som du kan se, er fordelene ved å bruke prosjektstyringsverktøy udiskutable. Når man blir konfrontert med komplekse oppgaver som består av en stor, ofte spredt arbeidsstyrke, er den umiddelbare bekymringen hvordan man skal håndtere organisering, delegering og kommunikasjon. Synergetisk programvare løser disse problemene enkelt.
Ved å ta vare på logistikken gjør dette at ledere kan fokusere på å faktisk lede prosjektet, mens arbeidere vet nøyaktig hva de skal gjøre og når; som et resultat blir prosessen uanstrengt, og et positivt sluttresultat kan leveres til glede for alle parter.
Gjennom programvaren i verdensklasse har Wrike gitt noen av de mest gjenkjennelige selskapene i verden og fortsetter å skape innovative løsninger. Fra planlegging til levering, verktøyet deres gjør det mulig for forretningsgrupper å oppnå prosjektmålene sine gjennom et brukervennlig og logisk grensesnitt; deres avanserte programvare brukes nå av over 15 000 organisasjoner over hele verden.
