Du kan ende opp med å demotivere personen i mottakeren og få dem til å føle seg verre enn de gjorde før. Og du vil ikke tvinge teammedlemmene dine til å si opp jobben nå, gjør du det?
For å hjelpe deg med å gi konstruktiv tilbakemelding effektivt - enten det er under en ytelsesgjennomgang eller på grunn av nylige hendelser - kan følgende 10 eksempler imøtekomme ethvert scenario du måtte finne deg i.
1. Løsningsbasert tilbakemelding
Det er vel og bra å fortelle folk at de ikke gjør en god jobb, men gir du faktisk løsninger på problemet - eller bare smeller du dem ned?
Hvis det er det siste, tilbyr du ikke noe reelt stoff til kritikken din, og du slår absolutt den ansattes tillit.
Hvis noen i bedriften din har skrevet en dårlig respons til en veldig viktig klient, for eksempel, ikke bare fortell dem at den ikke var god nok. Gi i stedet gode råd som vil hjelpe dem å unngå å gjøre den samme feilen igjen i fremtiden:
Til tross for din innsats, trenger dette svaret en viss omarbeiding. Du må sørge for at det er en vennligere tone, og at du gir detaljerte forklaringer på hvorfor vi ikke kan tilby en førsteklasses middagsopplevelse. Det du har skrevet er vagt. Sett sammen noe og send det til meg så vi kan gå gjennom det før du videresender det til klienten. '
2. Tilbakemelding om jobbytelse
Performance feedback er et av de viktigste temaene du kan diskutere med en ansatt. Det er her du virkelig kan motivere dine arbeidere til å oppnå mer eller gi dem beskjed om at de ikke imøtekommer enhver forventning.
La oss si at en ansatt ikke oppfyller sine mål for måneden. I stedet for å bruke en skremseltaktikk som: 'Hvis du ikke oppfyller målene i neste måned, kommer du til å få sparken' (som bare vil fjerne dem), kan du si noe som: 'Jeg kan se at du ikke er nå dine mål. Er det en grunn til det? Ønsker du at ytterligere treningsøkter skal gå over noe du kanskje har gått glipp av? '
Ved å vise teammedlemmet at du virkelig er interessert i deres progresjon, vil de være mer tilbøyelige til å jobbe hardere og gjøre det bedre enn de gjorde før.
3. Oppmuntrende tilbakemeldinger
Oppmuntrende kommentarer kan gi de ansatte et godt løft av selvtillit, og det kan løfte teammoralen. Hvis du føler at noen gjør en god jobb, ikke vent til vurderingen deres for å gi dem beskjed. Gjør det i stedet når det er friskt i tankene dine, slik at din ansatt vet at de blir verdsatt.
Hvis et teammedlem tok initiativ og ledet et helt prosjekt, for eksempel, kan du si noe sånt som: 'Jeg er virkelig imponert over måten du ledet XYZ-prosjektet - jobbrollene du delegerte til alle var nøyaktige og gjorde god bruk av alles ferdigheter. Fortsett det gode arbeidet!'
4. Atferd tilbakemelding
Når en ansatt begynner å opptre og generelt har en dårlig holdning, må de få beskjed om det. Måten du leverer denne informasjonen er imidlertid avgjørende - du vil ikke at de skal få ryggen og bli enda mer defensive. Det du ønsker å gjøre er å prøve og uskadeliggjøre den dårlige oppførselen.
La oss si at du la merke til at teammedlemmet ditt klikket på en klient. Det er selvfølgelig uakseptabelt, men å rope på dem kommer ikke til å få deg noe sted.
Prøv i stedet å bruke denne tilnærmingen: 'Jeg la merke til at du klikket på en klient forleden. Selv om det kan være veldig vanskelig når du har å gjøre med en sint klient, må du huske at klienten alltid kommer først. Bør vi sette opp et møte der vi kan gå gjennom forskjellige scenarier du måtte møte, slik at du er bedre rustet til å håndtere dem neste gang? '
5. Tilbakemelding til hele teamet
Noen ganger er det lettere å fokusere på situasjonen enn menneskene som er involvert. I tilfeller som dette, bør du rette din konstruktive kritikk til hele teamet (uten å peke fingre) og vise hvordan handlingene har påvirket hele teamet.
La oss si at for eksempel noen få teammedlemmer har vært sent ute med å fullføre sin del av et prosjekt, og som et resultat har forsinket det samlede utfallet. Kanskje har alle jobbet med et regneark, oppdatert kontaktinformasjon for visse tjenester før sesongen begynner. Men fordi noen få ansatte ikke har gjort sitt, har sesongen allerede startet, og du har fremdeles ikke riktig informasjon for å gjøre alles arbeidsmengde litt enklere.
I dette tilfellet bør du uttrykke situasjonen for hele teamet og forklare hvor problemet er og hvordan, hvis alle jobbet sammen, kunne de oppnådd bedre resultater.
6. Karrierefeedback
Konstruktiv tilbakemelding trenger ikke nødvendigvis å være negativ. Hvis din ansatt gjør en god jobb, må du peke på positive og hvordan de skal fortsette å vokse og utvikle seg.
Hvis Jane for eksempel har gjort en god jobb med å hjelpe nybegynnere, kan du si noe som: 'Jane, jeg kan se gode lederegenskaper i deg - du har satt av tid til å trene og hjelpe nybegynnere når du ikke gjorde det.' det må jeg. Har du noen gang vurdert å flytte inn i en eldre stilling? '
7. Ferdighetsrelatert tilbakemelding
Ingen er perfekte, og vi har alle områder vi kan forbedre oss gjennom hele vår karriere. Imidlertid er det ganger når ansatte kanskje ikke kjenner seg igjen i dette, og det kan hende du må påpeke dette. Dette betyr selvfølgelig ikke å påpeke feilene deres, men snarere å vise dem hvordan du er villig til å hjelpe dem med å vokse.
Hvis en ansatt mangler oppmerksomhet på detaljer, for eksempel og gjør uforsiktige feil med jevne mellomrom, må du bringe den under oppmerksomhet på en ikke-truende måte. Du kan prøve å si: 'Jeg er virkelig imponert over hvor raskt du jobber gjennom klientforespørsler og svarer på e-post. Imidlertid er det ganske mange som går ut med uforsiktige skrivefeil - kan du snille bruke litt ekstra tid på korrekturlesing for å sikre at ingenting blir oversett? '
8. Omdømme-tilbakemelding
Har du lagt merke til at en ansatt begynner å bygge et rykte som en slacker for seg selv på kontoret? I så fall må du ringe dem ut, men vær forsiktig, da du i utgangspunktet går på eggeskall når du gjør dette.
Du kan for eksempel si: 'Jeg har lagt merke til at det tar deg mye lengre tid å komme igjennom bookningene dine nylig. Er det en grunn til at det tar deg lengre tid? Vi bør møtes hver morgen for å gå gjennom oppgavelisten din for å sikre at du prioriterer og administrerer tiden din ordentlig. Jeg føler virkelig at noen få finjusteringer vil hjelpe. '
9. Personlig tilbakemelding
Hvis du mistenker at en ansatt opplever et personlig problem som påvirker arbeidet deres, må du diskutere det med dem privat. Forsikre deg om at du nærmer deg emnet nøye, siden du ikke vil lirke inn i noens liv utenfor kontoret.
La oss si at Jane har vært sprø og uforsiktig i en viss periode - du kan be om å ta en privat prat: 'Jane, jeg har lagt merke til at du ikke har vært deg nylig, og jeg har sett effekten gjennom arbeidet ditt. Du har gjort noen uforsiktige feil og gått glipp av en viktig frist i går. Hvis det er noe som skjer i det personlige livet ditt, forstår jeg at det ikke er min virksomhet, men er det noe jeg kan gjøre som kan hjelpe på jobben? '
10. Tilbakemelding fra andre
Hvis du har mottatt tilbakemelding fra en rekke forskjellige kilder om en bestemt ansatt, kan ryktene stemme, og det er best å konfrontere dem på en ikke-truende måte.
Hvis Jane for eksempel har vært brå sammen med andre teammedlemmer, kan du tilnærme deg situasjonen ved å si noe som: 'Jeg har fått tilbakemeldinger fra andre om at du virkelig er brå når noen stiller deg et spørsmål. Kan du forklare om det er en grunn bak det og hva det kan være? '
Disse scenariene er bare generelle eksempler på å nærme seg vanskelige temaer med dine ansatte. Forhåpentligvis kan du og HR-avdelingen din forholde deg til dem og lære hvordan de kan tilby tilbakemeldinger på en konstruktiv og effektiv måte.
Har du noen gang taklet en veldig vanskelig situasjon der du trengte å gi tilbakemelding på arbeidsplassen? La oss i så fall vite hva det var og hvordan du gjorde det i kommentarfeltet nedenfor ...
